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叫停“蛋糕上的奶油”式开会

来源:福猫网       时间:2016-11-03 09:49:59

 

 导 语

如果认定开会是“技术活儿”,我们会发现身边讲开会技术的人少之又少。今天要讨论一个重要的技术性问题——到底请谁参会。

 

 

 

  “开会又开会,不开怎么会?小事开大会,大事开小会。有事协调会,没事通气会。周前办公会,月末总结会。上午动员会,下午现场会。督导分析会,廉政教育会。更怕临时会,还有紧急会。本来有点会,会后却不会。好事大家追,出事大家推。”虽然出自段子手,但这就是大多数会议管理的真实写照。

  什么是“开会”?


? 《现代汉语?#23454;洹?#30340;解释是:“若干?#21496;?#22312;一起议事、联欢、听报告等。”自?#27426;?#28982;,为了集思广益,开会就成为必要。由此,中国古代开会之目的首先是议事。

 

外国人开会也主要是议事。只是,欧美?#31246;?#24320;会当作一个重要课题研究,制定出很多标准化的规则。1689年英国议会就出了手册《议会?#32602;?#26356;出名的是美国退役军官亨利·马丁·罗伯特编写的《议事规则》。

 

 

 

 

  如果认定开会是“技术活儿”,我们会发现身边讲开会技术的人少之又少。比如今天要讨论一个重要的技术性问题——到底请谁参会。

 


如果按中国权威的词语解?#20572;?#24320;会是议事、联欢、听报告:联欢带有娱乐性,参会者的选择不特别重要;听报告显然是为了接受教育,当然是?#24405;?#21442;会,而且只带耳朵,选择相对简单;唯有议事,谁参会,?#25176;?#35201;斟酌。

 

       国企里议事性的会议,参会者往往是“副处级以上”“部门?#26412;?#29702;以上”之类。笔者把它比喻为“蛋糕上的奶油”式开会,准确说法是“横向参会者”。如果不加琢磨似乎很正常,或者认为“一向如此”而习以为常。

 

        但是,认真剖析一下这一参会习惯,就能发现它明显是不?#19979;?#36753;的,或者说是不合理的。


? 首先,如果开会议事,那么它是哪一类别的事,跟这类事没有直接关系甚至毫无关联的岗位,无论级别多高,都参与不了其中的“议”,至少是毫无专业性地掺?#20572;?#23545;议事质量没有帮助,参会价?#23548;?#20046;为零,至少与其时间成本相比很不合算。

? 其次,如果一个会有太多不同类别的议题要讨论,在具体讨论某一议题?#20445;?#23601;必然有一部分人在陪会,懒散?#25512;?#24811;就难?#21592;?#20813;,而强打精神无异于一种折磨。

? 再次,如果议事的目的是为?#21496;?#31574;,决策就是在两个以上方案中做选择,关联度小的岗位选择的依据只能是?#26412;?#25110;常识,客观上就失去?#21496;?#31574;的科学性和严谨性。
 

  情况如此?#29616;兀?#21364;并未引起切实的重视。就以全球普及?#22987;?#39640;的《罗伯特议事规则》而言,2011年12月有相关机构调查后发布了《2011中国城市人群意识调查报告?#32602;?#25253;告》的多组数据显示在中国大陆的城市人群中知道罗伯特议事规则的人数只有7%,认为中国人开会“很少”或者“几乎没有”议事规则的占75%。

 

 

 

 

 

“列宁开会法”对于开会建立了很多规则。列宁在主持人民委员会会议时经常使用以下规则:

 

 

 

? 只请与所讨论问题有关的人员出席会议;
? 在向会议提交议题?#20445;?#24517;须同时附带说明材料;
? 禁止迟到,无故迟到半小时罚款5卢布,超过半小时罚款10卢布;
在会议进行过程中禁止私语,与会人员有事只许递?#25945;酰?br /> ? 报告人作报告的时间限制为10分钟;
? 发言人的发言时间第一次是5分钟,第二次是3分钟,发言不得多于两次;
? 对议题赞成或反对的每次表决只占1分钟。


回到参会人的问题上,列宁明确规定“只请与讨论问题有关的人员出席会议”,这显然否定了“横向参会者”的做法。取而代之的必然是“纵向参会者”模式,即就某一议题召集与之相关的岗位开会,与身份级别无关。

 

比如因企业设备管理或设备采购的议事需要开会,参会者为设备管理的副总裁、设备部部长、重点设备?#23548;?#20027;任(或设备管理副主任)、所研讨设备的使用者(班长和操作手)、?#32654;?#35774;备的维护?#25176;?#29702;人?#20445;?#32423;别低的参会者人数更多一些。

当然,?#34892;?#35758;题涉及的岗位非常复杂,也并不需要稍有关联的岗?#27426;?#21442;会,?#34892;?#26159;会议决定的执行者则只需要向其通报会议结论?#25176;?#20102;,?#34892;?#30456;关人员能够就某些?#38468;?#21457;表见解则可以书面征求意见,?#34892;?#26159;该会议后的跟进部门则在下一个流程中参与进来(包括另外深入研究的会,比如前述设备采购的决策会后面跟进的是设备预算、采购预?#27010;?#31561;)。

总之,不要试图用一大批关联度不高的人科学性地分析专业问题,也不可能让那些除了级别高、其他专业素养都不高的人对任何事都做出英明的决策。

 

       需要说明的是,“纵向参会者”的模式并未考虑“议事”之外的会议形式,比如教育或宣传性的会、统一思想的会、培训会等。有很多会仅仅是为了“存在”而开会,以开过会来证明事做了或落实了,不过是避责的形式而已,这就不是此处“技术面”讨论的话题了。

 

 

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